Wijzigingsprotocol

Geonovum ontwikkelt en beheert het Informatiemodel Externe Veiligheid (IMEV) in opdracht van het minsiterie van Infrastructuur en Waterstaat. Mensen die in de praktijk gebruik maken van dit informatiemodel hebben vragen over de toepassing ervan, willen weten welke ontwikkelingen er spelen, en hebben mogelijk suggesties voor aanpassingen van het informatiemodel. Het opstellen en gebruik van het protocol is onderdeel van het beheerproces van een standaard. Geonovum voert het beheer en de doorontwikkeling van standaarden, waaronder het Informatiemodel Externe Veiligheid, uit conform het beheer- en ontwikkelmodel voor open standaarden: BOMOS. Wijzigingen in het Informatiemodel Externe Veiligheid worden niet zomaar doorgevoerd; voor de ene gebruiker van het model zal de wijzing gering zijn, voor de ander kan het grote gevolgen hebben. Daar houden wij rekening mee. De gebruikersgroepen van de standaarden en andere betrokkenen in het wijzigingsproces zijn vastgelegd, evenals de belangrijkste taken en verantwoordelijkheden en de momenten waarop zij betrokken zijn in dit proces.

In dit wijzigingsprotocol staan de sturende principes achter het wijzigingsproces voor deze standaard die Geonovum: de manier waarop wijzigingen in het Informatiemodel Externe Veiligheid plaatsvinden. Met het protocol wordt elke wijziging van het informatiemodel een voorspelbaar proces voor de ketenpartners en gebruikers van het informatiemodel. In het protocol zijn basisbegrippen en uitgangspunten uiteengezet voor het wijzigingsproces, bijvoorbeeld wat onder nieuwe en volgende versies verstaan wordt, en wanneer deze nieuwe versie(s) verwacht mogen worden. Tevens is een processchema uitgewerkt, dat invulling geeft aan de stappen die de gebruikers en ketenpartners met elkaar doorlopen om tot een wijziging van de geo-standaarden te komen.

De titel van dit document geeft aan dat het hier om een protocol gaat. Toch wordt in dit document ook gesproken over processen. Een wijzigingsprotocol beschrijft de manier waarop wijzigingen in het Informatiemodel Externe Veiligheid plaatsvinden: het wijzigingsproces. In het protocol zijn basisbegrippen en uitgangspunten uiteengezet voor het wijzigingsproces, bijvoorbeeld wat onder nieuwe en volgende versies verstaan wordt en wanneer deze verwacht mogen worden. De daadwerkelijke planning van een nieuwe versie wordt in overleg met de opdrachtgever en eigenaar van de standaard, het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat, en de beheerder van de Register Externe Veiligheid (REV) periodiek afgestemd. Met behulp van dit wijzigingsprotocol voor het Informatiemodel Externe Veiligheid geeft Geonovum:

• inzicht in het behandel- en besluitproces dat ten grondslag ligt aan het versiebeheer;
• inzicht in de wijzigingsverzoeken;
• inzicht in een voorgestelde wijziging van de standaard;
• stabiliteit aan de standaard;
• continuïteit aan de standaard;
• een eenduidige aanpak.

In paragraaf 2.2 zijn de X, Y en Z wijzigingen uitgelegd. Voor wijzigingen kent Geonovum twee proces varianten. Eén voor X en Y wijzigingen en één voor Z wijzigingen.

Proces voor X en Y wijzigingen

X en Y wijzigingen vergen volledige afstemming en het doorlopen van alle in paragraaf 3.1 beschreven fasen: Inhoud, Toetsing, Besluitvorming en Implementatie. Voor de inhoudelijke fase worden niet alleen de experts en leveranciers betrokken vanuit reguliere overleggen maar ook extra bijeenkomsten met vertegenwoordiging van belangrijke stakeholders en gebruikers. Het resultaat van de besprekingen is het aanscherpen van de wijzigingsverzoeken en het wijzigingsvoorstel. Gedurende de fase ‘Toetsing’ vindt een consultatie (zie paragraaf 2.2.2) van het wijzigingsvoorstel plaats waardoor alle gebruikers van het IMEV en geïnteresseerden in staat worden gesteld te reageren op de komende wijziging. Het wijzigingsvoorstel inclusief de consultatiereacties wordt voorgelegd aan de IMEV Adviesgroep. De Adviesgroep adviseert het Ministerie van IenW (zie figuur 1). Besluitvorming over vaststelling van een nieuwe versie van het model vindt plaats door IenW.

Proces voor Z wijzigingen

Dit betreft kleine wijzigingen die door Geonovum worden uitgevoerd en opgeleverd; dit wordt een bugfix genoemd. De inhoudelijke fase wordt door het beheerteam IMEV van Geonovum gedaan. Toetsing vindt plaats door middel van werksessies met experts en softwareleveranciers. Besluitvorming vindt plaats in afstemming met het Ministerie van IenW. Geonovum publiceert de nieuwe versie op de Geonovum website en informeert direct het Ministerie van IenW, de Adviesgroep en de softwareleveranciers. Bekendmaking gebeurt via de Geonovum website en wordt bekendgemaakt door middel van een nieuwsbericht op de website van Geonovum en via de website van het Register Externe Veiligheid. We attenderen de gebruikers en de ketenpartners via de REV- nieuwsbrief.

De volgende groepen en instanties (actoren) zijn betrokken bij het wijzigingsproces van het Informatiemodel:

• IMEV-Aviesgroep
• Expert- en gebruikersgroepen
• Softwareleveranciers
• Geonovum
• Rijkswaterstaat
• Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat

Het IMEV-beheerteam bij Geonovum ontvangt wijzigingsverzoeken ter verbetering van het informatiemodel, gebruik en de bruikbaarheid van het informatiemodel. De wijzigingsverzoeken worden getoetst en van baten en impactanalyses voorzien, door de verzoeken te toetsen bij experts, softwareleveranciers en de beheerder van het REV. De expert- en gebruikersgroepen rondom het REV en het IMEV leveren input op de wijzigingsverzoeken en daarmee doorontwikkeling van het IMEV. Ook toetsen wij de wijzigingsverzoeken bij de softwareleveranciers en Rijkswaterstaat als beheerder van het REV en vragen wij hen ons te adviseren. De wijzigingsverzoeken worden door het IMEV-beheerteam gebundeld tot een zelfstandig leesbaar wijzigingsvoorstel dat in verschillende iteraties bij het IMEV Adviesgroep wordt voorgelegd. De IMEV Adviesgroep stuurt op verbinding en samenhang bij de doorontwikkeling van het informatiemodel. Zij brengt advies uit op de door Geonovum voorgestelde wijzigingsvoorstel en legt dit advies voor aan het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat ter besluitvorming. De Directie Omgevingsveiligheid & Milieurisico’s van het ministerie besluit over de voorgestelde wijziging. Bij een positief besluit werkt Geonovum aan de oplevering van de nieuwe versie van het IMEV en gaat over op implementatieondersteuning.

Het volledige wijzigingsproces doorloopt de fasen Inhoud, Toetsing, Besluitvorming en Implementatie, zoals weergegeven in Figuur 2.

Inhoud
In de fase Inhoud wordt voor iedere wijzigingsverzoek bepaald of deze wordt opgenomen in de nieuwe versie van de standaard of niet. Dit wordt door Geonovum vastgelegd in de issue-lijst op de Geonovum GitHub. Voor wijzigingsverzoeken die worden meegenomen in de nieuwe versie van de standaard, worden baten en impact beschreven en oplossingen uitgewerkt. Dit gebeurt in samenwerking met expert- en gebruikersgroepen, softwareleveranciers en de beheerder van het REV. Afhankelijk van de omvang van de wijziging ten opzichte van de voorgaande versie is de groep van te raadplegen experts evenredig groter of kleiner.

Toetsing
De fase Toetsing vormt een brug tussen de inhoud, besluitvorming en de implementatie. In deze fase wordt eenieder (in het geval van een X of Y wijziging) of een beperkte groep belanghebbenden (in het geval van een Z wijziging) uitgenodigd om zijn of haar visie te geven op het wijzigingsvoorstel voor de nieuwe versie van het IMEV. Met deze consultaties vragen wij de gebruikers van de standaard actief hun reactie te geven op het wijzigingsvoorstel. Het wijzigingsvoorstel inclusief de terugkoppeling uit de consultatie wordt verwerkt als release candidate van het informatiemodel externe veiligheid.

Besluitvorming
Het wijzigingsvoorstel wordt inclusief de consulatie reacties voorgelegd aan de IMEV Adviesgroep. Zij voorziet het wijzigingsvoorstel van advies. Het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat besluit, afhankelijk van het type wijziging (X, Y of Z, zie paragraaf 2.3), over de voorgestelde wijziging.

Implementatie
Het in gebruik nemen van het Informatiemodel in de praktijk staat centraal in deze fase. Hiervoor levert Geonovum op:

• Modeldocument
• JSON-schema
• Voorbeeld API-specificatie
• Voorbeeldbestanden
• Het EAP-bestand met UML-diagrammen

Met deze producten, de beschikbare helpdesk en door middel van online en fysieke bijeenkomsten ondersteunen bij de implementatie van de nieuwe versie van het informatiemodel. Resultaat van deze fase is dat de gebruikers data kunnen maken en uitwisselen conform de nieuwe standaard. In Hoofdstuk 5 lichten we de implementatiefase verder toe.

De meldingen en wijzigingsverzoeken alsook (inter)nationale ontwikkelingen geven aanleiding tot de verdere ontwikkeling voor een standaard. Zij worden gebundeld in een wijzigingsvoorstel. Het wijzigingsprotocol geeft richting aan het wijzigingsproces dat dit wijzigingsvoorstel doorloopt. Het ministerie van IenW, besluit na advies van de adviesgroep over het wijzigingsvoorstel. Z-wijzigingen worden door Geonovum zelf besloten en uitgevoerd.

Om de beheerders van het Register Externe Veiligheidsrisico's, de softwareleveranciers en andere gebruikers van de standaard te ondersteunen bij de implementatie van een nieuwe versie van de standaard, leveren wij verschillende bestanden en documentatie op:

• Modeldocument;
• JSON-schema;
• Voorbeeld API-specificatie;
• Voorbeeldbestanden;
• Het EAP-bestand met UML-diagrammen.

De bestanden zijn beschikbaar en vindbaar via de IMEV pagina op de Geonovum website.

Na het opleveren van de nieuwe standaard inclusief de verschillende producten, richten wij ons op de implementatie ondersteuning van de standaard door softwareleveranciers, beheerder van het REV en de bronhouders: dit is implementatieondersteuning vanuit optiek van het gebruik van de standaard in de praktijk. Bij softwareleveranciers en het register is de ondersteuning vooral technisch van aard. De validator is het hulpmiddel bij uitstek hierbij. De validatieregels zijn bij de meeste van onze standaarden een van de producten. De validator is een tooling instrument die doorgaans bij een voorziening/ register van dezelfde keten wordt beheerd. Bij het REV wordt nog beperkt ingezet op validatiemogelijkheden op basis van het IMEV. De regels opgenomen in IMEV (UML - constraints) zijn nog niet als apart product beschikbaar. Wanneer de validator van het REV beschikbaar is en wordt doorontwikkeld, stemmen we de ontwikkeling van IMEV validatieregels als apart product en de implementatie daarvan af met Rijkswaterstaat en de softwareleveranciers.

Soms zet Geonovum conformiteitstoetsing in. In dat geval wordt een testprotocol voor een conformiteitstoets beschikbaar gesteld, waarmee (handmatig) kan worden gecontroleerd of een implementatie aan de norm voldoet. In hoofdstuk 6 van NEN3610:2022 is ook informatie rondom conformiteit opgenomen. Voor versie 3.0 van het IMEV is deze conformiteitstoets uitgevoerd en is het IMEV op onderdelen aangepast. Ook certificering van applicaties is mogelijk. Certificering van applicaties ondersteunt niet zozeer de (kwaliteit en de) implementatie van de standaarden, als wel de (snelheid van) adoptie ervan. Zodra het werkveld voldoende volwassen is en certificering niet meer nodig is om adoptie te versnellen, kan certificering komen te vervallen. Voor het IMEV en het EV domein is op dit moment geen sprake van certificering.

Opleiding en advies kunnen van toegevoegde waarde zijn bij de ondersteuning van de gebruikers bij de nieuwe versie van het informatiemodel. Middelen als documentatie, (online) bijeenkomsten, workshops en pilots en kunnen in samenwerking met het Rijkswaterstaat als beheerder van het REV worden ingezet om de kennis over de wijzigingen in de versie van het IMEV te delen en te ondersteunen bij het in gebruik nemen van de nieuwe versie. Meer over opleiding van gebruikers in het IMEV beheerplan.

Het hele wijzigingsproces staat of valt met een goede communicatie. Onder goede communicatie wordt verstaan het tijdig leveren van de juiste informatie aan de juiste belanghebbenden. Dit betreft de proceskant alsook de producten die er worden opgeleverd.

Website
Voor eenieder is via de IMEV pagina op de Geonovum website is meest actuele informatie rondom het Informatiemodel Externe Veiligheid te raadplegen waaronder het informatiemodel. Via de nieuwsberichten op de Geonovum website informeren we het werkveld over nieuwe versies van het informatiemodel. Deze nieuwsberichten worden ook geplaatste op de REV website. Met de agenda op de Geonovum website en de agenda op de REV website informeren wij experts en softwareleveranciers over bijeenkomsten.

De publieke werk- en ontwikkelomgeving van de standaarden en de producten van de standaarden is de Geonovum GitHub omgeving. Geonovum gebruikt voor de standaarden en de producten van de standaarden die wij ontwikkelen en beheren zogenoemde publicatieservers. Deze publicatieservers gelden als bronlocatie voor de producten zoals het informatiemodel en de technische implementatiebestanden van onze standaarden en zijn daarop vindbaar.

Consultatie
Bij X-wijzigingen zal Geonovum de aanpassingen in het model in een publieke consultatie aan eenieder voorleggen, zie ook paragraaf 2.2.2.

Werkafspraken
De werkafspraken die bepalen hoe er in de tussentijd moet worden omgegaan met geconstateerde fouten en problemen (zie Hoofdstuk 4). De werkafspraken publiceren wij via de Geonovum website. Door middel van nieuwsberichten op de website en het versturen van de nieuwsbrief in samenwerking met RWS (beheerder van het Register Externe Veiligheidsrisico's) en het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat informeren wij het werkveld over de nieuwe dan wel aangepaste werkafspraak.

Nieuwe producten inclusief releasenotes
Wijzigingen in het model worden bekendgemaakt op de Geonovum website en in de nieuwsbrief van het REV. Ook zijn ze raadplegen als releasenotes in het informatiemodel.

Er wordt geen vast proces gegeven om de escalatieprocedure te doorlopen, omdat verschillende situaties wellicht tot een verschillende wijze van handelen moeten leiden. In plaats daarvan zijn onderstaande sturende principes leidend om verantwoordelijkheden te duiden.

Signalering
Uit het werkveld kunnen signalen ontstaan dat er met spoed iets gewijzigd zou moeten worden. Het is vooraf niet aan te geven uit welke kanalen deze geluiden zullen ontstaan. Het is wel van belang om de rol van Geonovum te onderkennen als antennefunctie voor het werkveld. In ieder geval zullen deze signalen op enig moment de opdrachtgever of Geonovum bereiken, en op dat moment zal er overleg gevoerd worden over deze signalen.

Overleg
Bij de besluitvorming binnen de escalatieprocedure wordt er in principe overleg gevoerd tussen Geonovum en de opdrachtgever het ministerie van IenW. Beide partijen raadplegen de betrokkenen daar waar nodig.

Besluitvorming
De beoordeling, of de escalatieprocedure van toepassing is, wordt genomen door de voorzitter van het gremium bij het ministerie van IenW dat de beheeropdracht monitort, dan wel de contactpersoon bij de opdrachtgever van IenW. Ook het besluit welke wijzigingen er precies doorgevoerd moeten worden en op welke manier, wordt genomen door dezelfde persoon.

Coördinatie
De coördinatie tijdens de escalatieprocedure wordt uitgevoerd door de voorzitter van het gremium dat de beheeropdracht monitort, dan wel de contactpersoon bij de opdrachtgever.

Communicatie met het werkveld
De communicatie met het werkveld wordt uitgevoerd door Geonovum. Als beheerder van het IMEV wordt verwacht dat Geonovum de meest directe contacten heeft met het werkveld.

Het garanderen van het serieus nemen van klachten kan alleen, door deze volgens een zorgvuldige procedure te behandelen. Klachten kunnen ook beschouwd worden als verbetersuggestie. We onderscheiden daarom twee verschillende type klachten met betrekking tot de standaarden:

• Klachten over de toepassingsmogelijkheid van de standaard;
• Klachten over het beheer van de standaard.

In het eerste geval is het feitelijk geen klacht maar een wens of eis tot het aanpassen van de standaard. De beheerders van de betreffende standaard nemen dit in behandeling en vastgelegd als wijzigingsverzoek en niet als klacht. In dit geval doet Geonovum haar werk goed.

In het tweede geval is er sprake van ontevredenheid over de uitvoering van het beheerproces van de standaard en betreft het niet de inhoud, de standaard zelf. De indiener is van mening dat Geonovum, het beheerteam van de betreffende standaard, dan wel een persoon het werk niet naar behoren uitvoert. In dat geval wordt de klacht doorgezet naar opdrachtgever van het beheer van de standaard.

De route van indienen van klachten is bij Geonovum in principe via de IMEV helpdesk. Dit is de manier om met Geonovum in contact te komen, vragen te stellen en wensen en eisen met betrekking tot de standaard kenbaar te maken. Door het via een helpdesk te laten verlopen, wordt ook het type van de issues geregistreerd. De helpdesk route voor zowel vragen, wijzigingsverzoeken, klachten en incidenten geeft een zo compleet mogelijk overzicht in het contact met de gebruikers van de standaarden, over de standaarden.